A casa da mãe Joana 3

Cartaz de filme homônimo

Inspeção ordinária (Processo TCE-RJ nº 234.792-4/2013) realizada na Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios, no período de 05 a 09/08/2013, objetivando verificar as condições de organização e funcionamento do sistema de controle interno da entidade, bem como sua atuação sobre a execução de contratos, chegou aos seguintes Achados: 

Achados da fiscalização 

1) Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão central de controle interno.

2) Fiscalização contratual irregular.

3) Liquidação irregular da despesa.

4) Inconsistências no controle dos bens permanentes.

5) Inconsistências no controle dos bens de consumo. 

Ao final de sua análise, o Corpo Instrutivo atribuiu conceitos ao Órgão de Controle Interno de Armação dos Búzios, de acordo com a situação encontrada, conforme verifica-se a seguir: 

1. Organização e funcionamento do Órgão Central de Controle Interno

 Conceito atribuído ao Órgão: Atuação inconsistente. 

2. Liquidação da Despesa

Conceito ao Controle: Inconsistente. 

 3. Fiscalização Contratual

Conceito ao Controle: Inconsistente. 

 4. Gestão dos Bens Permanentes

Conceito ao Controle: Inconsistente. 

  5. Gestão dos Bens de Consumo

 Conceito ao Controle: Inconsistente.

Diante do exposto, considerando a necessidade de melhorias na organização e no funcionamento do sistema de controle interno do Município de Armação dos Búzios, o Conselheiro-Relator  JOSÉ GOMES GRACIOSA manifestou-se:  

I – Pela COMUNICAÇÃO ao atual Prefeito Municipal de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, cientificando-lhe dos fatos apontados na Instrução e, para que: 

I.1 – remeta, a este Tribunal, no prazo de 60 (sessenta) dias, Plano de Ação com as informações constantes do modelo a seguir, cujo prazo máximo de implementação das ações não poderá exceder a 180 (cento e oitenta) dias, a contar da ciência deste Voto, alertando-o de que, em caso de não atendimento, no prazo fixado, sem causa justificada, estará sujeito às sanções previstas no inciso IV do artigo 63 da Lei Complementar nº 63/90; 

I.2 – ponha em prática as RECOMENDAÇÕES especificadas no Relatório.

PLANO DE AÇÃO 

  

ACHADO 1: PRECARIEDADE DA ESTRUTURAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ÓRGÃO CENTRAL DE CONTROLE INTERNO.

a) Problema a ser resolvido 

Situação 1 

O Órgão Central de Controle Interno não organiza ou executa, por iniciativa própria, programação de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, bem como sobre a fiscalização de contratos, nas unidades administrativas sob seu controle. 

Situação 2 

Violação da atividade de controle denominada de segregação de funções no desempenho das atividades do Órgão Central de Controle Interno. 

Situação 3 

O quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno não é preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor.   

Situação 4 

A organização dos cargos do Órgão Central de Controle Interno não observa o conceito de carreira, deixando os servidores de ocupar cargo efetivo próprio do órgão.

 

b) Recomendação  

Estabelecer para o Órgão Central de Controle Interno a obrigatoriedade de organizar e executar programação, no mínimo trimestral, de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, em todas as unidades administrativas do Poder Executivo. (Situação 1).   

Ordenar ao Órgão Central de Controle Interno que se abstenha de realizar ou auxiliar na execução de atos de execução de despesa, com vistas a impedir que seus servidores exerçam atividades sujeitas ao controle do próprio órgão, em cumprimento à atividade de controle de segregação de funções. (Situação 2).   

Estabelecer que o quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno seja preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor. (Situação 3).   

Instituir Plano de Carreira para os cargos do Órgão Central de Controle Interno. (Situação 4).   

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 

d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 

f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

ACHADO 2 FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL IRREGULAR.  

a) Problema a ser resolvido 

Situação 6 

A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não compara o executado com o estabelecido no instrumento contratual, ou termo congênere. 

Situação 7 

A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não mantém registro de todas as ocorrências relacionadas com suas execuções e não dispõe de instrumentos de controle para subsidiar os comprovantes de prestação efetiva do objeto do contrato. 

Situação 8 

Os instrumentos de controle utilizados pela fiscalização dos contratos de prestação de serviços não permitem, de pronto, concluir se os serviços prestados são compatíveis com os contratados em quantidades, qualidades e prazos. 

Situação 9 

Os servidores investidos na função de fiscalização contratual não pertencem ao quadro permanente do jurisdicionado.

 

b) Recomendação  

Estabelecer a obrigatoriedade de ciência formal ao fiscal do contrato do conteúdo do processo de contratação, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 6).   

Estabelecer a obrigatoriedade do registro de todas as ocorrências relacionadas ao contrato, por meio de registros próprios, mapas, ordens de serviços e outros instrumentos, solicitando regular ciência e assinatura do preposto da contratada, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 7).   

Estabelecer a obrigatoriedade de adoção de instrumentos de controle, que avaliem os seguintes aspectos: resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; dos recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas; da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; no caso de contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, inclusive em relação à ausência de subordinação entre os empregados da contratada e os servidores do órgão. (Situação 8).   

Designação para a função de servidores do quadro permanente com formação acadêmica compatível com as competências e responsabilidades inerentes, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 9).   

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 

d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 

f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

 

ACHADO 3 LIQUIDAÇÃO IRREGULAR DA DESPESA.  

a) Problema a ser resolvido 

Situação 12 

A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço que informe o cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados. 

Situação 13 

A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço subscrito por servidor que tenha efetivamente participado da fiscalização do contrato e do efetivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste. 

b) Recomendação

Estabelecer a obrigatoriedade do registro no comprovante de entrega de material, ou de prestação efetiva do serviço, acerca do cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados, de forma a viabilizar os procedimentos de comparação entre o objeto contratado e o fornecido e, por extensão, a comparação entre o valor cobrado e o valor devido. (Situação 12).   

Estabelecer a obrigatoriedade da participação efetiva do servidor designado para subscrever o comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço participar na fiscalização do contrato e do respectivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste, como condição para a eficácia do respectivo ato declaratório. (Situação 13).   

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 

d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 

f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor)

  

ACHADO 4 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS PERMANENTES.  

a) Problema a ser resolvido 

Situação 14 

Os contratos de fornecimento de bens permanentes não são fiscalizados por servidores lotados no setor de patrimônio, inviabilizando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens. 

Situação 15 

Não há compatibilidade entre o valor total dos bens arrolados (arrolamento dos bens) e os registros contábeis em relação à UG selecionada. 

Situação 16 

Registros individuais dos bens permanentes ineficazes por não estarem suportados por documentos hábeis de comprovação da propriedade.   

Situação 17 

Omissão de realização de inventário, devidamente formalizado, para comprovar a existência dos bens tombados e permitir o levantamento dos balanços. 

Situação 18  

Omissão de tempestivo controle contábil, registro e conciliação de bens permanentes.

 

b) Recomendação 

Estabelecer a obrigatoriedade da fiscalização dos contratos de fornecimento de bens permanentes ser executada por servidores lotados no setor de patrimônio, possibilitando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens. (Situação 14).   

Proceder apuração das causas da divergência entre o valor total dos bens patrimoniais constante do arrolamento, conforme registros do setor de patrimônio, e o respectivo saldo contábil, promovendo, os ajustes contábeis (lançamentos de ajustes nas contas contábeis respectivas) e extra-contábeis (retificações e ajustes nos controles patrimoniais). (Situação 15).  

Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de documentos hábeis à comprovação da propriedade dos bens permanentes (exemplos: registros de veículos, escrituras etc), definindo a forma e a responsabilidade pela sua execução. (Situação 16).   

Estabelecer a obrigatoriedade da realização de inventário anual, dispondo sobre prazos e responsabilidades pela sua execução. (Situação 17).   

Estabelecer a obrigatoriedade do registro contábil tempestivo das aquisições e baixas patrimoniais e da conciliação mensal entre os saldos contábeis dos bens permanentes e os registros do setor de patrimônio (arrolamento dos bens patrimoniais). (Situação 18).   

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 

d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 

f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

ACHADO 5 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS DE CONSUMO.  

a) Problema a ser resolvido 

Situação 21 

Inexistência de atividade de controle de autorização para requisição de bens de consumo. 

Situação 22 

Inexistência de registros de entrada do bem no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e de início da responsabilidade pela sua guarda.  

Situação 23 

Inexistência de fluxo de informações à contabilidade, inviabilizando o registro tempestivo dos fatos contábeis. 

Situação 24 

Gestão de materiais de consumo não submetida a controles contábeis e de acesso controlado a recursos e registros. 

b) Recomendação 

Estabelecer a competência para requisição dos bens de consumo por agentes políticos ou servidores, definindo sua forma e responsabilidade. (Situação 21).   

Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de registros adequados de entrada dos bens de consumo no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e do início da responsabilidade pela sua guarda. (Situação 22).   

Estabelecer a obrigatoriedade do encaminhamento mensal de informações sobre os ingressos dos bens de consumo à contabilidade, definindo a forma e responsabilidade pela sua execução. (Situação 23).   

Estabelecer a obrigatoriedade do controle contábil da integralidade de materiais de consumo adquiridos pela Unidade Gestora. (Situação 24).   

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 

d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 

f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor)  

DADOS DO SERVIDOR DESIGNADO PARA CONTROLAR O CUMPRIMENTO DAS AÇÕES 

Preencha e encaminhe ao TCE-RJ juntamente com o Plano de Ação

Nome   

Cargo/Função   

Lotação  

Telefone  

E-mail  

  

II – Pela COMUNICAÇÃO ao atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Município de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, para que tome ciência do inteiro teor da Instrução de fls. 306/330 e deste Voto, e para que cumpra a Determinação especificada no Relatório (item 2.2, à fls. 332); 

III – Por DETERMINAÇÃO à 1ª Coordenadoria de Controle Municipal deste Tribunal, para que adote as providências especificadas no item 3.1, à fls. 332v. 

Fonte: http://www.tce.rj.gov.br/arquivos/Votos/JGG/140408/23479213.pdf

Meu comentário:

Ao que se propõe, quanto mais bagunçado melhor.