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| Cartaz de filme homônimo |
Inspeção ordinária (Processo TCE-RJ nº 234.792-4/2013)
realizada na Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios, no período de 05 a 09/08/2013,
objetivando verificar as condições de organização e funcionamento do sistema de
controle
interno da entidade, bem como
sua atuação sobre a execução de contratos, chegou aos seguintes Achados:
Achados
da fiscalização
1) Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão
central de controle interno.
2) Fiscalização contratual irregular.
3) Liquidação irregular da despesa.
4) Inconsistências no controle dos bens permanentes.
5) Inconsistências no controle dos bens de consumo.
Ao final de sua análise, o Corpo Instrutivo atribuiu
conceitos ao Órgão de Controle
Interno de Armação dos Búzios, de acordo com a situação encontrada,
conforme verifica-se a seguir:
1. Organização e funcionamento do Órgão Central de Controle
Interno
Conceito atribuído ao
Órgão: Atuação
inconsistente.
2. Liquidação da Despesa
Conceito ao Controle: Inconsistente.
3. Fiscalização
Contratual
Conceito ao Controle: Inconsistente.
4. Gestão dos Bens
Permanentes
Conceito ao Controle: Inconsistente.
5. Gestão dos Bens
de Consumo
Conceito ao Controle:
Inconsistente.
Diante do exposto, considerando a necessidade de melhorias
na organização e no funcionamento do sistema de controle interno do Município
de Armação dos Búzios, o Conselheiro-Relator JOSÉ GOMES GRACIOSA manifestou-se:
I – Pela COMUNICAÇÃO
ao atual Prefeito Municipal de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei
Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor,
cientificando-lhe dos fatos apontados na Instrução e, para que:
I.1 – remeta, a este Tribunal, no prazo de 60 (sessenta)
dias, Plano de Ação com as informações constantes do modelo a seguir, cujo
prazo máximo de implementação das ações não poderá exceder a 180 (cento e
oitenta) dias, a contar da ciência deste Voto, alertando-o de que, em caso de
não atendimento, no prazo fixado, sem causa justificada, estará sujeito às
sanções previstas no inciso IV do artigo 63 da Lei Complementar nº 63/90;
I.2 – ponha em prática as RECOMENDAÇÕES especificadas no Relatório.
PLANO DE AÇÃO
ACHADO 1: PRECARIEDADE
DA ESTRUTURAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ÓRGÃO CENTRAL DE CONTROLE INTERNO.
a) Problema a ser
resolvido
Situação 1
O Órgão Central de Controle Interno não organiza ou executa,
por iniciativa própria, programação de auditorias contábil, financeira,
orçamentária, operacional e patrimonial, bem como sobre a fiscalização de
contratos, nas unidades administrativas sob seu controle.
Situação 2
Violação da atividade de controle denominada de segregação
de funções no desempenho das atividades do Órgão Central de Controle
Interno.
Situação 3
O quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle
Interno não é preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente
do setor.
Situação 4
A organização dos cargos do Órgão Central de Controle
Interno não observa o conceito de carreira, deixando os servidores de ocupar
cargo efetivo próprio do órgão.
b) Recomendação
Estabelecer para o Órgão Central de Controle Interno a
obrigatoriedade de organizar e executar programação, no mínimo trimestral, de
auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, em
todas as unidades administrativas do Poder Executivo. (Situação 1).
Ordenar ao Órgão Central de Controle Interno que se abstenha
de realizar ou auxiliar na execução de atos de execução de despesa, com vistas
a impedir que seus servidores exerçam atividades sujeitas ao controle do
próprio órgão, em cumprimento à atividade de controle de segregação de funções.
(Situação 2).
Estabelecer que o quadro de servidores lotados no Órgão
Central de Controle Interno seja preenchido majoritariamente por servidores do
quadro permanente do setor. (Situação 3).
Instituir Plano de Carreira para os cargos do Órgão Central
de Controle Interno. (Situação 4).
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor)
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor)
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor)
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
ACHADO 2
FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL IRREGULAR.
a) Problema a ser
resolvido
Situação 6
A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não
compara o executado com o estabelecido no instrumento contratual, ou termo
congênere.
Situação 7
A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não
mantém registro de todas as ocorrências relacionadas com suas execuções e não
dispõe de instrumentos de controle para subsidiar os comprovantes de prestação
efetiva do objeto do contrato.
Situação 8
Os instrumentos de controle utilizados pela fiscalização dos
contratos de prestação de serviços não permitem, de pronto, concluir se os
serviços prestados são compatíveis com os contratados em quantidades,
qualidades e prazos.
Situação 9
Os servidores investidos na função de fiscalização
contratual não pertencem ao quadro permanente do jurisdicionado.
b) Recomendação
Estabelecer a obrigatoriedade de ciência formal ao fiscal do
contrato do conteúdo do processo de contratação, sob pena de responsabilidade
solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 6).
Estabelecer a obrigatoriedade do registro de todas as
ocorrências relacionadas ao contrato, por meio de registros próprios, mapas,
ordens de serviços e outros instrumentos, solicitando regular ciência e
assinatura do preposto da contratada, sob pena de responsabilidade solidária
sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 7).
Estabelecer a obrigatoriedade de adoção de instrumentos de
controle, que avaliem os seguintes aspectos: resultados alcançados em relação
ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade
demandada; dos recursos humanos empregados, em função da quantidade e da
formação profissional exigidas; da qualidade e quantidade dos recursos
materiais utilizados; adequação dos serviços prestados à rotina de execução
estabelecida; cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; no
caso de contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da
contratada, o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, inclusive em
relação à ausência de subordinação entre os empregados da contratada e os
servidores do órgão. (Situação 8).
Designação para a função de servidores do quadro permanente
com formação acadêmica compatível com as competências e responsabilidades
inerentes, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier
a ser apurado. (Situação 9).
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor)
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor)
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
ACHADO 3
LIQUIDAÇÃO IRREGULAR DA DESPESA.
a) Problema a ser
resolvido
Situação 12
A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de
entrega de material ou de prestação efetiva do serviço que informe o
cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em
relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados.
Situação 13
A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de
entrega de material ou de prestação efetiva do serviço subscrito por servidor
que tenha efetivamente participado da fiscalização do contrato e do efetivo
recebimento de seu objeto, ou de parcela deste.
b) Recomendação
Estabelecer a obrigatoriedade do registro no comprovante de
entrega de material, ou de prestação efetiva do serviço, acerca do cumprimento
das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a
qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados, de forma a viabilizar os
procedimentos de comparação entre o objeto contratado e o fornecido e, por
extensão, a comparação entre o valor cobrado e o valor devido. (Situação
12).
Estabelecer a obrigatoriedade da participação efetiva do
servidor designado para subscrever o comprovante de entrega de material ou de
prestação efetiva do serviço participar na fiscalização do contrato e do
respectivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste, como condição para a
eficácia do respectivo ato declaratório. (Situação 13).
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor)
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor)
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
ACHADO 4
INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS PERMANENTES.
a) Problema a ser
resolvido
Situação 14
Os contratos de fornecimento de bens permanentes não são
fiscalizados por servidores lotados no setor de patrimônio, inviabilizando o
tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens.
Situação 15
Não há compatibilidade entre o valor total dos bens
arrolados (arrolamento dos bens) e os registros contábeis em relação à UG
selecionada.
Situação 16
Registros individuais dos bens permanentes ineficazes por não
estarem suportados por documentos hábeis de comprovação da propriedade.
Situação 17
Omissão de realização de inventário, devidamente
formalizado, para comprovar a existência dos bens tombados e permitir o
levantamento dos balanços.
Situação 18
Omissão de tempestivo controle contábil, registro e
conciliação de bens permanentes.
b) Recomendação
Estabelecer a obrigatoriedade da fiscalização dos contratos
de fornecimento de bens permanentes ser executada por servidores lotados no
setor de patrimônio, possibilitando o tombamento e a carga no momento do
recebimento dos bens. (Situação 14).
Proceder apuração das causas da divergência entre o valor
total dos bens patrimoniais constante do arrolamento, conforme registros do
setor de patrimônio, e o respectivo saldo contábil, promovendo, os ajustes
contábeis (lançamentos de ajustes nas contas contábeis respectivas) e
extra-contábeis (retificações e ajustes nos controles patrimoniais). (Situação
15).
Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de documentos
hábeis à comprovação da propriedade dos bens permanentes (exemplos: registros
de veículos, escrituras etc), definindo a forma e a responsabilidade pela sua
execução. (Situação 16).
Estabelecer a obrigatoriedade da realização de inventário
anual, dispondo sobre prazos e responsabilidades pela sua execução. (Situação
17).
Estabelecer a obrigatoriedade do registro contábil
tempestivo das aquisições e baixas patrimoniais e da conciliação mensal entre
os saldos contábeis dos bens permanentes e os registros do setor de patrimônio
(arrolamento dos bens patrimoniais). (Situação 18).
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor)
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor)
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
ACHADO 5
INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS DE CONSUMO.
a) Problema a ser
resolvido
Situação 21
Inexistência de atividade de controle de autorização para
requisição de bens de consumo.
Situação 22
Inexistência de registros de entrada do bem no setor
responsável pela gestão dos bens de consumo e de início da responsabilidade
pela sua guarda.
Situação 23
Inexistência de fluxo de informações à contabilidade,
inviabilizando o registro tempestivo dos fatos contábeis.
Situação 24
Gestão de materiais de consumo não submetida a controles
contábeis e de acesso controlado a recursos e registros.
b) Recomendação
Estabelecer a competência para requisição dos bens de
consumo por agentes políticos ou servidores, definindo sua forma e
responsabilidade. (Situação 21).
Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de registros
adequados de entrada dos bens de consumo no setor responsável pela gestão dos
bens de consumo e do início da responsabilidade pela sua guarda. (Situação
22).
Estabelecer a obrigatoriedade do encaminhamento mensal de
informações sobre os ingressos dos bens de consumo à contabilidade, definindo a
forma e responsabilidade pela sua execução. (Situação 23).
Estabelecer a obrigatoriedade do controle contábil da
integralidade de materiais de consumo adquiridos pela Unidade Gestora.
(Situação 24).
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor)
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor)
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo
gestor)
DADOS DO SERVIDOR DESIGNADO PARA CONTROLAR O CUMPRIMENTO DAS
AÇÕES
Preencha e encaminhe ao TCE-RJ juntamente com o Plano de
Ação
Nome
Cargo/Função
Lotação
Telefone
E-mail
II – Pela COMUNICAÇÃO
ao atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Município de
Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Rio de Janeiro em vigor, para que tome ciência do inteiro teor da Instrução
de fls. 306/330 e deste Voto, e para que cumpra a Determinação especificada no
Relatório (item 2.2, à fls. 332);
Meu comentário:
Ao que se propõe, quanto mais bagunçado melhor.