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segunda-feira, 4 de agosto de 2014

A mãe Joana também tem casa em Cabo Frio

Depois que publiquei o post "A casa da Mãe Joana 3" a partir da auditoria governamental feita pelos técnicos do TCE-RJ em Búzios que constatou total descontrole dos órgãos de fiscalização interno da Prefeitura de Búzios, descobri que outros municípios da nossa região também vivem a mesma situação de descalabro. A quem interessa este quadro em Cabo Frio? Respondo o mesmo a respeito de Búzios: Ao que se propõe, quanto mais bagunçado melhor!  

"Trata este processo (nº 234.230-6/13) de Relatório de Auditoria Governamental (Inspeção Ordinária) realizada na Prefeitura Municipal de Cabo Frio, entre os dias 29.07 e 02.08.2013, em cumprimento ao Plano Anual de Auditoria Governamental – PAAG, aprovado pelo Exmo. Presidente deste Tribunal de Contas no processo TCE-RJ n.º 303.761-3/12.   O objetivo geral da auditoria, levada a termo pela equipe da Coordenadoria Municipal de Auditoria Governamental - CMG foi verificar as condições de organização e funcionamento do sistema de controle interno da entidade, bem como sua atuação sobre a execução de contratos. 

Após visitas realizadas à sede da Prefeitura Municipal de Cabo Frio e com base no exame de dados e documentos fornecidos pelo jurisdicionado, a equipe da CMG chegou aos seguintes achados de auditoria
 Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão central de controle interno.
  Fiscalização contratual irregular.
  Liquidação irregular da despesa.
 Inconsistências no controle dos bens permanentes.
  Inconsistências no controle dos bens de consumo. 

No intuito de promover o saneamento dos achados de auditoria, a Equipe da CMG sugeriu a elaboração de um Plano de Ação pela Administração Municipal. Releva destacar que, uma vez implantado, esse Plano proporcionará benefícios como os apresentados a seguir: 

Benefícios esperados com a fiscalização
2.1 Melhoria nos controles internos
 Possibilidade de atingimento dos seus objetivos institucionais, visando um melhor controle quanto à legalidade dos atos e fatos administrativos e apoio ao Controle Externo. Contribui ainda para reduzir o risco de ocorrência de despesas irregulares, indevidas ou fraudulentas e, por consequência, de impropriedades e irregularidades (erros ou fraudes) nas prestações de contas encaminhadas ao Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro. 

2.2.  Melhoria na forma de atuação
 Implementação do acompanhamento da execução contratual com a designação formal de fiscais, a conferência do objeto no momento do seu recebimento, a comparação com o solicitado e o registro de todas estas atividades, permitindo a avaliação da sua eficiência, eficácia e efetividade.
  Adoção de atividade de controle, com os requisitos previstos na norma geral de Direito Financeiro, de forma a reduzir o risco de despesas indevidas, ampliar a capacidade de avaliação da eficácia da execução orçamentária, fundamentando prestações de contas contendo demonstrativos contábeis que evidenciem despesas compatíveis com o executado fisicamente.
  Fortalecimento dos controles de bens permanentes, de forma a reduzir o risco de uso indevido ou desvio de bens e ampliar a capacidade de avaliação da eficácia da execução orçamentária, fundamentando prestações de contas com demonstrativos contábeis que evidenciem patrimônio compatível com o existente fisicamente.  Fortalecimento dos controles de bens de consumo, de forma a reduzir o risco de uso indevido ou desvio de bens e ampliar a capacidade de avaliação da eficácia da execução orçamentária, fundamentando prestações de contas com demonstrativos contábeis que evidenciem patrimônio compatível com o existente fisicamente.”

3.1. Para que, na Prestação de Contas do Ordenador de Despesas da Prefeitura Municipal de Cabo Frio referente ao exercício financeiro (ano-base) em que se consumar o vencimento do prazo para cumprimento do Plano de Ação, considere na análise das contas, o saneamento ou não das irregularidades apontadas neste relatório, conforme apresentado no respectivo parecer que acompanhará o Certificado de Auditoria, nos termos do item 2.2.”
 
DECISÃO (15/04/2014): 
 I- Pela COMUNICAÇÃO ao atual Prefeito do Município de Cabo Frio, na forma estabelecida na Lei Complementar Estadual n.º 63/90, para que tome ciência da presente decisão e adote as medidas necessárias ao atendimento da DETERMINAÇÃO e das RECOMENDAÇÕES propostas pela Instrução, informando-as a este Tribunal no prazo de 60 (sessenta) dias, nos exatos moldes indicados no Plano de Ação, às fls. 218-verso/223;
II- Pela COMUNICAÇÃO, na forma estabelecida na Lei Complementar Estadual n.º 63/90, ao atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Cabo Frio, para ciência do teor do Relatório de Auditoria constante destes autos e adoção da medida proposta no subitem 2.2 do Relatório da SUM, à fl. 225-verso;  
III- Por DETERMINAÇÃO para que a 3ª Coordenadoria de Controle Municipal – 3ª CCM adote a medida proposta no subitem 3.1 do Relatório da SUM, à fl. 225-verso; 
IV- Por DETERMINAÇÃO à SSE para que, ao efetuar as Comunicações indicadas nos itens I e II acima, faça acompanhar cópia do Relatório de Auditoria, às fls. 198/218, da informação da SUM às fls. 224/226, assim como do Plano de Ação acostado às  fls. 218-verso/223. 
  
JOSÉ MAURÍCIO DE LIMA NOLASCO

 CONSELHEIRO-RELATOR



terça-feira, 29 de julho de 2014

A casa da mãe Joana 3

Cartaz de filme homônimo

Inspeção ordinária (Processo TCE-RJ nº 234.792-4/2013) realizada na Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios, no período de 05 a 09/08/2013, objetivando verificar as condições de organização e funcionamento do sistema de controle interno da entidade, bem como sua atuação sobre a execução de contratos, chegou aos seguintes Achados: 

Achados da fiscalização 
1) Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão central de controle interno.
2) Fiscalização contratual irregular.
3) Liquidação irregular da despesa.
4) Inconsistências no controle dos bens permanentes.
5) Inconsistências no controle dos bens de consumo. 

Ao final de sua análise, o Corpo Instrutivo atribuiu conceitos ao Órgão de Controle Interno de Armação dos Búzios, de acordo com a situação encontrada, conforme verifica-se a seguir: 
1. Organização e funcionamento do Órgão Central de Controle Interno
 Conceito atribuído ao Órgão: Atuação inconsistente
2. Liquidação da Despesa
Conceito ao Controle: Inconsistente. 
 3. Fiscalização Contratual
Conceito ao Controle: Inconsistente
 4. Gestão dos Bens Permanentes
Conceito ao Controle: Inconsistente
  5. Gestão dos Bens de Consumo
 Conceito ao Controle: Inconsistente.

Diante do exposto, considerando a necessidade de melhorias na organização e no funcionamento do sistema de controle interno do Município de Armação dos Búzios, o Conselheiro-Relator  JOSÉ GOMES GRACIOSA manifestou-se:  
I – Pela COMUNICAÇÃO ao atual Prefeito Municipal de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, cientificando-lhe dos fatos apontados na Instrução e, para que: 
I.1 – remeta, a este Tribunal, no prazo de 60 (sessenta) dias, Plano de Ação com as informações constantes do modelo a seguir, cujo prazo máximo de implementação das ações não poderá exceder a 180 (cento e oitenta) dias, a contar da ciência deste Voto, alertando-o de que, em caso de não atendimento, no prazo fixado, sem causa justificada, estará sujeito às sanções previstas no inciso IV do artigo 63 da Lei Complementar nº 63/90; 
I.2 – ponha em prática as RECOMENDAÇÕES especificadas no Relatório.

PLANO DE AÇÃO 
  
ACHADO 1: PRECARIEDADE DA ESTRUTURAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ÓRGÃO CENTRAL DE CONTROLE INTERNO.
a) Problema a ser resolvido 
Situação 1 
O Órgão Central de Controle Interno não organiza ou executa, por iniciativa própria, programação de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, bem como sobre a fiscalização de contratos, nas unidades administrativas sob seu controle. 
Situação 2 
Violação da atividade de controle denominada de segregação de funções no desempenho das atividades do Órgão Central de Controle Interno. 
Situação 3 
O quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno não é preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor.   
Situação 4 
A organização dos cargos do Órgão Central de Controle Interno não observa o conceito de carreira, deixando os servidores de ocupar cargo efetivo próprio do órgão.
 
b) Recomendação  
Estabelecer para o Órgão Central de Controle Interno a obrigatoriedade de organizar e executar programação, no mínimo trimestral, de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, em todas as unidades administrativas do Poder Executivo. (Situação 1).   
Ordenar ao Órgão Central de Controle Interno que se abstenha de realizar ou auxiliar na execução de atos de execução de despesa, com vistas a impedir que seus servidores exerçam atividades sujeitas ao controle do próprio órgão, em cumprimento à atividade de controle de segregação de funções. (Situação 2).   
Estabelecer que o quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno seja preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor. (Situação 3).   
Instituir Plano de Carreira para os cargos do Órgão Central de Controle Interno. (Situação 4).   
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

ACHADO 2 FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL IRREGULAR.  
a) Problema a ser resolvido 
Situação 6 
A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não compara o executado com o estabelecido no instrumento contratual, ou termo congênere. 
Situação 7 
A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não mantém registro de todas as ocorrências relacionadas com suas execuções e não dispõe de instrumentos de controle para subsidiar os comprovantes de prestação efetiva do objeto do contrato. 
Situação 8 
Os instrumentos de controle utilizados pela fiscalização dos contratos de prestação de serviços não permitem, de pronto, concluir se os serviços prestados são compatíveis com os contratados em quantidades, qualidades e prazos. 
Situação 9 
Os servidores investidos na função de fiscalização contratual não pertencem ao quadro permanente do jurisdicionado.
 
b) Recomendação  
Estabelecer a obrigatoriedade de ciência formal ao fiscal do contrato do conteúdo do processo de contratação, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 6).   
Estabelecer a obrigatoriedade do registro de todas as ocorrências relacionadas ao contrato, por meio de registros próprios, mapas, ordens de serviços e outros instrumentos, solicitando regular ciência e assinatura do preposto da contratada, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 7).   
Estabelecer a obrigatoriedade de adoção de instrumentos de controle, que avaliem os seguintes aspectos: resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; dos recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas; da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; no caso de contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, inclusive em relação à ausência de subordinação entre os empregados da contratada e os servidores do órgão. (Situação 8).   
Designação para a função de servidores do quadro permanente com formação acadêmica compatível com as competências e responsabilidades inerentes, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 9).   
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
 
ACHADO 3 LIQUIDAÇÃO IRREGULAR DA DESPESA.  
a) Problema a ser resolvido 
Situação 12 
A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço que informe o cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados. 
Situação 13 
A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço subscrito por servidor que tenha efetivamente participado da fiscalização do contrato e do efetivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste. 

b) Recomendação
Estabelecer a obrigatoriedade do registro no comprovante de entrega de material, ou de prestação efetiva do serviço, acerca do cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados, de forma a viabilizar os procedimentos de comparação entre o objeto contratado e o fornecido e, por extensão, a comparação entre o valor cobrado e o valor devido. (Situação 12).   
Estabelecer a obrigatoriedade da participação efetiva do servidor designado para subscrever o comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço participar na fiscalização do contrato e do respectivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste, como condição para a eficácia do respectivo ato declaratório. (Situação 13).   
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor)
  
ACHADO 4 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS PERMANENTES.  
a) Problema a ser resolvido 
Situação 14 
Os contratos de fornecimento de bens permanentes não são fiscalizados por servidores lotados no setor de patrimônio, inviabilizando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens. 
Situação 15 
Não há compatibilidade entre o valor total dos bens arrolados (arrolamento dos bens) e os registros contábeis em relação à UG selecionada. 
Situação 16 
Registros individuais dos bens permanentes ineficazes por não estarem suportados por documentos hábeis de comprovação da propriedade.   
Situação 17 
Omissão de realização de inventário, devidamente formalizado, para comprovar a existência dos bens tombados e permitir o levantamento dos balanços. 
Situação 18  
Omissão de tempestivo controle contábil, registro e conciliação de bens permanentes.
 
b) Recomendação 
Estabelecer a obrigatoriedade da fiscalização dos contratos de fornecimento de bens permanentes ser executada por servidores lotados no setor de patrimônio, possibilitando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens. (Situação 14).   
Proceder apuração das causas da divergência entre o valor total dos bens patrimoniais constante do arrolamento, conforme registros do setor de patrimônio, e o respectivo saldo contábil, promovendo, os ajustes contábeis (lançamentos de ajustes nas contas contábeis respectivas) e extra-contábeis (retificações e ajustes nos controles patrimoniais). (Situação 15).  
Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de documentos hábeis à comprovação da propriedade dos bens permanentes (exemplos: registros de veículos, escrituras etc), definindo a forma e a responsabilidade pela sua execução. (Situação 16).   
Estabelecer a obrigatoriedade da realização de inventário anual, dispondo sobre prazos e responsabilidades pela sua execução. (Situação 17).   
Estabelecer a obrigatoriedade do registro contábil tempestivo das aquisições e baixas patrimoniais e da conciliação mensal entre os saldos contábeis dos bens permanentes e os registros do setor de patrimônio (arrolamento dos bens patrimoniais). (Situação 18).   
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 

ACHADO 5 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS DE CONSUMO.  
a) Problema a ser resolvido 
Situação 21 
Inexistência de atividade de controle de autorização para requisição de bens de consumo. 
Situação 22 
Inexistência de registros de entrada do bem no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e de início da responsabilidade pela sua guarda.  
Situação 23 
Inexistência de fluxo de informações à contabilidade, inviabilizando o registro tempestivo dos fatos contábeis. 
Situação 24 
Gestão de materiais de consumo não submetida a controles contábeis e de acesso controlado a recursos e registros. 

b) Recomendação 
Estabelecer a competência para requisição dos bens de consumo por agentes políticos ou servidores, definindo sua forma e responsabilidade. (Situação 21).   
Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de registros adequados de entrada dos bens de consumo no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e do início da responsabilidade pela sua guarda. (Situação 22).   
Estabelecer a obrigatoriedade do encaminhamento mensal de informações sobre os ingressos dos bens de consumo à contabilidade, definindo a forma e responsabilidade pela sua execução. (Situação 23).   
Estabelecer a obrigatoriedade do controle contábil da integralidade de materiais de consumo adquiridos pela Unidade Gestora. (Situação 24).   
c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) 
d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) 
e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) 
f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) 
g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor)  
DADOS DO SERVIDOR DESIGNADO PARA CONTROLAR O CUMPRIMENTO DAS AÇÕES 
Preencha e encaminhe ao TCE-RJ juntamente com o Plano de Ação
Nome   
Cargo/Função   
Lotação  
Telefone  
E-mail  
  
II – Pela COMUNICAÇÃO ao atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Município de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, para que tome ciência do inteiro teor da Instrução de fls. 306/330 e deste Voto, e para que cumpra a Determinação especificada no Relatório (item 2.2, à fls. 332); 

III – Por DETERMINAÇÃO à 1ª Coordenadoria de Controle Municipal deste Tribunal, para que adote as providências especificadas no item 3.1, à fls. 332v. 

Fonte: http://www.tce.rj.gov.br/arquivos/Votos/JGG/140408/23479213.pdf

Meu comentário:

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